1. Giới thiệu tổng quan
Trong những năm gần đây, cải cách thủ tục hành chính công ngày càng được các địa phương chú trọng, hướng tới mục tiêu minh bạch – hiện đại – thuận tiện cho người dân. Một trong những giải pháp hiệu quả chính là triển khai hệ thống lấy số xếp hàng tự động tại các bộ phận một cửa.
Tại xã Yên Cường, tỉnh Ninh Bình, nhu cầu giao dịch hành chính của người dân ngày càng nhiều, dẫn đến tình trạng chen lấn, mất thời gian chờ đợi. Để khắc phục, VHB Việt Nam đã trực tiếp sản xuất, thi công và lắp đặt hệ thống lấy số xếp hàng hiện đại, giúp quy trình phục vụ trở nên chuyên nghiệp hơn.
Hệ thống bao gồm:
-
01 kiosk lấy số màn hình 24 inch
-
Màn hình trung tâm hiển thị số thứ tự được gọi tại các quầy
-
Loa gọi số tự động
-
Phần mềm gọi số tại các quầy giao dịch
Giải pháp này không chỉ mang lại sự hài lòng cho người dân mà còn giúp cán bộ xã nâng cao hiệu suất, quản lý công việc rõ ràng và khoa học.
2. Tầm quan trọng của hệ thống lấy số xếp hàng trong hành chính công
2.1. Giảm thời gian chờ đợi
Trước đây, người dân đến giao dịch thường phải tự xếp hàng theo cảm tính, dễ xảy ra tình trạng chen lấn, mất công bằng. Với hệ thống lấy số tự động, mỗi người được cấp phiếu số thứ tự và chờ đến lượt phục vụ theo nguyên tắc công bằng – minh bạch.
2.2. Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp
Hệ thống hiển thị công khai số thứ tự, quầy giao dịch đang phục vụ và thời gian chờ. Điều này tạo sự minh bạch, hạn chế khiếu nại và góp phần nâng cao uy tín của chính quyền địa phương.
2.3. Tối ưu nguồn lực
Cán bộ xã có thể tập trung vào xử lý công việc thay vì phải giải quyết tình huống xếp hàng lộn xộn. Hệ thống còn hỗ trợ thống kê báo cáo, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình phục vụ và đưa ra phương án cải tiến.
3. Cấu hình hệ thống tại xã Yên Cường, tỉnh Ninh Bình
3.1. Kiosk lấy số màn hình 24 inch
-
Thiết kế hiện đại, màn hình cảm ứng rộng rãi, dễ thao tác.
-
Người dân chỉ cần chạm để chọn dịch vụ và nhận phiếu số thứ tự.
-
Phiếu in rõ ràng gồm: số thứ tự, tên dịch vụ, thời gian, logo xã.
-
Hỗ trợ nhiều loại dịch vụ, phân loại ưu tiên (người già, người khuyết tật…).
3.2. Màn hình trung tâm hiển thị số thứ tự
-
Đặt tại khu vực chờ, sử dụng công nghệ LED hoặc LCD.
-
Hiển thị số đang được phục vụ và quầy tiếp nhận.
-
Giúp người dân dễ dàng theo dõi, tránh bỏ lỡ lượt.
-
Có thể tích hợp thêm thông tin tuyên truyền, thông báo của xã.
3.3. Loa gọi số tự động
-
Phát âm thanh mời người dân đến quầy theo số thứ tự.
-
Âm thanh rõ ràng, thân thiện, dễ nghe.
-
Có thể tùy chỉnh giọng đọc, tốc độ và ngôn ngữ.
3.4. Phần mềm gọi số tại các quầy
-
Cài đặt trực tiếp trên máy tính quầy tiếp nhận.
-
Cán bộ có thể thao tác: gọi số mới, gọi lại, chuyển số, gọi hỗ trợ.
-
Dễ dàng quản lý luồng công việc và phục vụ đồng bộ.
-
Dữ liệu lưu trữ và báo cáo chi tiết: số lượt phục vụ, thời gian trung bình, dịch vụ nhiều lượt nhất.
4. Lợi ích khi triển khai hệ thống tại xã Yên Cường
4.1. Đối với người dân
-
Thuận tiện và minh bạch: chỉ cần lấy số, chờ loa gọi và theo dõi màn hình.
-
Tiết kiệm thời gian: không còn tình trạng chen lấn, mất trật tự.
-
Trải nghiệm hiện đại: cảm nhận được sự đổi mới trong phục vụ hành chính.
4.2. Đối với chính quyền xã
-
Quản lý khoa học: phân bổ công việc đều cho các quầy.
-
Nâng cao hình ảnh: thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch, thân thiện.
-
Dữ liệu báo cáo rõ ràng: phục vụ công tác giám sát, cải tiến dịch vụ.
4.3. Đối với cán bộ tiếp nhận
-
Giảm áp lực xử lý tình huống ngoài lề.
-
Làm việc trong môi trường có trật tự, tập trung vào chuyên môn.
-
Dễ dàng gọi số và kiểm soát lượt phục vụ bằng phần mềm.
5. Quy trình triển khai và lắp đặt của VHB Việt Nam
5.1. Khảo sát hiện trạng
Đội ngũ kỹ thuật VHB Việt Nam tiến hành khảo sát số lượng quầy giao dịch, nhu cầu dịch vụ và lưu lượng người dân đến giao dịch tại xã Yên Cường.
5.2. Tư vấn giải pháp
Dựa trên khảo sát, VHB Việt Nam đưa ra cấu hình phù hợp:
-
01 kiosk lấy số màn hình 24 inch
-
01 màn hình trung tâm hiển thị
-
01 hệ thống loa gọi số
-
Phần mềm quản lý và gọi số cho các quầy
5.3. Thi công lắp đặt
-
Lắp đặt kiosk tại khu vực chờ dễ nhìn, dễ sử dụng.
-
Bố trí màn hình hiển thị trung tâm và loa phát thanh.
-
Cài đặt phần mềm tại các quầy tiếp nhận.
-
Kết nối hệ thống bằng mạng LAN/Wi-Fi ổn định.
5.4. Hướng dẫn vận hành
Cán bộ xã được đào tạo chi tiết cách:
-
Gọi số, gọi lại, chuyển số, gọi hỗ trợ.
-
Truy cập báo cáo, thống kê.
-
Xử lý các tình huống kỹ thuật cơ bản.
5.5. Bàn giao và nghiệm thu
Sau khi kiểm tra ổn định, hệ thống được bàn giao cho xã Yên Cường, đảm bảo hoạt động trơn tru ngay trong ngày triển khai.
6. Cam kết từ VHB Việt Nam về hệ thống lấy số xếp hàng tại xã Yên Cường, tỉnh Ninh Bình
-
Sản phẩm chính hãng: kiosk, loa, phần mềm đều do VHB sản xuất và cung cấp.
-
Thi công chuyên nghiệp: lắp đặt nhanh chóng, đảm bảo tính thẩm mỹ, an toàn.
-
Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: giải quyết sự cố từ xa hoặc trực tiếp.
-
Bảo hành – bảo trì lâu dài: định kỳ kiểm tra, cập nhật phần mềm miễn phí.
-
Giải pháp tối ưu chi phí: phù hợp ngân sách địa phương, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cao.
7. Kết luận
Việc triển khai HỆ THỐNG LẤY SỐ XẾP HÀNG TẠI XÃ YÊN CƯỜNG, TỈNH NINH BÌNH là bước tiến quan trọng trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính. Hệ thống mang lại lợi ích thiết thực cho người dân, cán bộ và chính quyền địa phương.
Với kinh nghiệm lâu năm, VHB Việt Nam khẳng định vị thế là đơn vị trực tiếp sản xuất – thi công – lắp đặt các hệ thống lấy số xếp hàng chất lượng cao trên toàn quốc.
Nếu quý cơ quan, đơn vị có nhu cầu triển khai hệ thống lấy số xếp hàng tự động, hãy liên hệ ngay VHB Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
