PHẦN MỀM LẤY SỐ XẾP HÀNG TỰ ĐỘNG

Phần mềm lấy số xếp hàng tự động là gì?

Phần mềm lấy số xếp hàng tự động là một ứng dụng được thiết kế để quản lý quá trình xếp hàng chờ đợi của khách hàng một cách tự động và hiệu quả. Nó hoạt động kết hợp với các thiết bị phần cứng như kiosk lấy số, màn hình hiển thị và máy in phiếu thứ tự, loa gọi số…

Các tính năng chính của phần mềm

• Quản lý dịch vụ: Cho phép thiết lập danh sách các dịch vụ được cung cấp, mỗi dịch vụ có thể có cấu hình riêng về thời gian phục vụ, số lượng nhân viên phụ trách.
• Cấp số thứ tự: Tự động tạo và cấp số thứ tự cho khách hàng khi họ chọn dịch vụ tại kiosk hoặc qua ứng dụng trực tuyến.
• Hiển thị số thứ tự: Hiển thị số thứ tự đang được gọi trên màn hình chờ, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi.
• Gọi số thứ tự: Có thể gọi số thứ tự bằng giọng nói (tự động hoặc thủ công) để thông báo cho khách hàng.
• Quản lý nhân viên: Cho phép phân công nhân viên phụ trách từng dịch vụ, theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Thống kê và báo cáo: Cung cấp các báo cáo về số lượng khách hàng, thời gian chờ đợi trung bình, hiệu suất phục vụ, giúp cơ quan đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Đặt lịch hẹn (tùy chọn): Cho phép khách hàng đặt lịch hẹn trước qua website hoặc ứng dụng di động.
• Đánh giá dịch vụ (tùy chọn): Cho phép khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ sau khi giao dịch.
• Quản lý từ xa: Cho phép quản trị viên giám sát và điều khiển hệ thống từ xa qua mạng internet.
• Tích hợp với các hệ thống khác (tùy chọn): Có thể tích hợp với các hệ thống quản lý khác của cơ quan, như hệ thống quản lý bệnh viện (HIS), hệ thống quản lý văn bản (DMS).

Chức năng phần mềm hệ thống xếp hàng tự động

Chức năng: Điều khiển toàn bộ hệ thống xếp hàng tự động;
– Cài đặt thông tin phiếu thứ tự: Tên và Logo đơn vị; tên dịch vụ; ngày giờ lấy số; câu mời và hướng khách hàng trên phiếu.
– Có thể Phân luồng đối tượng: ưu tiên, khách lẻ, khách hẹn trước.
– Hiển thị đa thông tin màn hình trung tâm: Gán, thêm, bớt quầy; Hiển thị: logo và tên đơn vị; Chạy chữ, chạy Video quảng cáo.
– In, trích xuất giữ liệu qua các định dạng Excel, PDF ..
– Quản trị: Khởi tạo/ chỉnh sửa, xóa, phân quyền nhân viên, Quản trị phòng ban, lĩnh vực; thêm bớt Kiosk, màn hình trung tâm…
– Hỗ trợ gửi API tích hợp Phần mềm bệnh viện

Phần mềm gọi số tại quầy cài trên máy tính tại quầy dịch vụ
– Thêm bớt; Nhân viên, quầy, lĩnh vực.
– Quản lý các tính năng modul gọi số tại quầy bằng máy tính
– Có tính năng cho phép xem báo cáo nhanh các giao dịch tại quầy.
– Tính năng gọi: Gọi số tiếp theo, gọi lại, gọi chèn số bất kỳ
– Quản lý số gọi nhỡ: Thêm số gọi nhỡ, gọi lại, xóa số gọi nhỡ.
– Chuyển số đang phục vụ sang quầy khác
– Lấy số mới: Lấy số thứ tự mới cho khách hàng.
– Thông báo cho nhân viên khi có số mới lấy và tống số khách hàng đang chờ
– Chạy trên nền tảng Browser không cần cài đặt vào máy tính
– Tự động hoàn tất một giao dịch khi gọi số mới.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm

• Đối với khách hàng:
  • Giảm thời gian chờ đợi.
  • Trải nghiệm dịch vụ tốt hơn.
  • Công bằng và minh bạch trong thứ tự phục vụ.
• Đối với cơ quan:
  • Nâng cao hiệu quả quản lý.
  • Cải thiện chất lượng dịch vụ.
  • Tiết kiệm chi phí vận hành.
  • Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp.

Các loại phần mềm lấy số xếp hàng tự động

Hiện nay có nhiều loại phần mềm lấy số xếp hàng tự động trên thị trường, được phân loại dựa trên các tiêu chí khác nhau:

• Theo quy mô: Phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn.
• Theo tính năng: Phần mềm cơ bản và phần mềm nâng cao (có thêm các tính năng như đặt lịch hẹn, đánh giá dịch vụ, tích hợp với các hệ thống khác).
• Theo hình thức triển khai: Phần mềm cài đặt trên máy chủ (on-premise) và phần mềm đám mây (cloud-based).

Khi lựa chọn phần mềm, cần xem xét các yếu tố

• Tính năng: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết cho nhu cầu của cơ quan.
• Khả năng tùy chỉnh: Có thể tùy chỉnh giao diện, báo cáo theo yêu cầu.
• Tính ổn định và bảo mật: Phần mềm hoạt động ổn định, bảo mật dữ liệu.
• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho cả nhân viên và khách hàng.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt.
• Chi phí: Phù hợp với ngân sách.