Trong thời đại công nghệ số, việc phục vụ khách hàng nhanh chóng – chính xác – chuyên nghiệp là yêu cầu bắt buộc đối với mọi tổ chức, từ cơ quan hành chính, bệnh viện cho đến ngân hàng và doanh nghiệp dịch vụ. Một trong những giải pháp hiệu quả nhất chính là hệ thống lấy số thứ tự đa quầy (Multi-Counter Queue Management System).
Hệ thống này giúp khách hàng đến giao dịch được xếp hàng tự động thông qua phiếu số, màn hình hiển thị và loa gọi. Toàn bộ quá trình giao dịch diễn ra mạch lạc, tránh tình trạng chen lấn, tiết kiệm thời gian và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị.
2. Hệ thống lấy số thứ tự đa quầy là gì?
Hệ thống lấy số thứ tự đa quầy là một giải pháp quản lý hàng chờ thông minh, cho phép khách hàng lấy số thứ tự từ máy in số hoặc kiosk cảm ứng, sau đó được hệ thống tự động phân bổ đến các quầy giao dịch khác nhau.
Khác với hệ thống đơn quầy, giải pháp đa quầy có khả năng:
-
Phân chia nhiều dịch vụ khác nhau (ví dụ: nộp hồ sơ, thanh toán, tư vấn).
-
Điều phối khách hàng đến quầy đang sẵn sàng phục vụ.
-
Hiển thị thông tin trên màn hình trung tâm và màn hình tại quầy.
-
Gọi số bằng loa thông báo, giúp khách dễ dàng theo dõi.
3. Cấu hình thiết bị trong hệ thống
Một bộ hệ thống lấy số thứ tự đa quầy thường bao gồm:
3.1. Kiosk lấy số / Máy in số tự động
-
Có thể dùng màn hình cảm ứng hoặc phím bấm chọn dịch vụ.
-
In phiếu số với thông tin: số thứ tự, dịch vụ, thời gian.
-
Một số dòng nâng cao cho phép tích hợp thẻ từ, QR code, e-ticket.
3.2. Phần mềm gọi số tại quầy
-
Đóng vai trò gọi số số vào làm thủ tục
-
Tiếp nhận dữ liệu từ máy lấy số, phân bổ khách hàng đến quầy.
-
Quản lý đồng bộ màn hình hiển thị, bảng LED và loa gọi số.
3.3. Màn hình hiển thị trung tâm
-
Thường là TV LCD/LED 32–55 inch.
-
Hiển thị số thứ tự đang giao dịch và quầy đang phục vụ.
-
Có thể kết hợp trình chiếu video quảng cáo, thông báo, tin tức.
3.4. Màn hình hiển thị tại quầy
-
Đặt ở mỗi quầy giao dịch.
-
Hiển thị số khách hàng đang gọi.
-
Giúp khách dễ dàng nhận biết quầy mình cần đến.
3.5. Loa gọi số tự động
-
Phát thanh bằng giọng nói: “Mời khách hàng số 025 đến quầy số 03”.
-
Có thể tùy chỉnh giọng nam/nữ, tốc độ, âm lượng.
3.6. Phần mềm quản lý
-
Điều phối hoạt động gọi số, hiển thị và báo cáo.
-
Cung cấp bảng thống kê: số lượng khách, thời gian chờ, thời gian phục vụ.
-
Cho phép quản lý tập trung hoặc từ xa qua internet.
4. Nguyên lý hoạt động của hệ thống lấy số thứ tự đa quầy
Quy trình hoạt động cơ bản:
-
Khách hàng đến nơi giao dịch → chọn dịch vụ tại kiosk lấy số.
-
Hệ thống in phiếu số thứ tự và đưa cho khách.
-
Khách hàng ngồi chờ đến lượt, theo dõi màn hình trung tâm.
-
Khi đến lượt, nhân viên nhấn nút gọi số tại quầy.
-
Màn hình & loa sẽ thông báo số thứ tự và quầy phục vụ.
-
Khách hàng đến quầy tương ứng để giao dịch.
5. Ưu điểm nổi bật của hệ thống
5.1. Đối với khách hàng
-
Trải nghiệm dịch vụ văn minh, hiện đại.
-
Giảm bớt áp lực chờ đợi, tránh chen lấn.
-
Biết rõ vị trí của mình trong hàng chờ.
5.2. Đối với đơn vị sử dụng
-
Nâng cao hiệu quả phục vụ, tiết kiệm thời gian.
-
Quản lý nhiều quầy dịch vụ cùng lúc.
-
Tăng tính minh bạch, công bằng trong phục vụ.
-
Thống kê, báo cáo giúp lãnh đạo đánh giá năng suất nhân viên.
-
Tạo hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại trong mắt khách hàngợi
6. Ứng dụng thực tế
Hệ thống được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực:
-
Hành chính công: UBND xã/phường, công an, bảo hiểm xã hội.
-
Ngân hàng, bưu điện: quản lý giao dịch tài chính, chuyển phát.
-
Bệnh viện, phòng khám: điều phối bệnh nhân đến quầy khám/xét nghiệm.
-
Trường học, cơ sở đào tạo: quản lý đăng ký hồ sơ, tư vấn sinh viên.
-
Doanh nghiệp dịch vụ: trung tâm viễn thông, chăm sóc khách hàng.
7. So sánh hệ thống lấy số thứ tự đa quầy và đơn quầy
| Tiêu chí | Hệ thống đơn quầy | Hệ thống đa quầy |
|---|---|---|
| Số lượng quầy | 1 quầy duy nhất | Nhiều quầy phục vụ |
| Phù hợp với | Đơn vị nhỏ, ít khách | Cơ quan, bệnh viện, ngân hàng |
| Quản lý dịch vụ | Một dịch vụ duy nhất | Nhiều dịch vụ khác nhau |
| Hiển thị & gọi số | Đơn giản | Màn hình trung tâm + quầy + loa |
| Báo cáo thống kê | Hạn chế | Đầy đủ, chi tiết |
| Hình ảnh chuyên nghiệp | Trung bình | Cao, hiện đại |
8. Tại sao nên chọn hệ thống lấy số thứ tự đa quầy?
-
Giúp tối ưu nguồn lực nhân sự và thời gian phục vụ.
-
Tăng sự hài lòng và trải nghiệm của khách hàng.
-
Hạn chế rủi ro mất trật tự, khiếu nại trong giao dịch.
-
Giúp ban quản lý có dữ liệu chính xác để cải thiện dịch vụ.
-
Xứng đáng là giải pháp dài hạn và bền vững cho mọi tổ chức.
9. VHB Việt Nam – Đơn vị cung cấp & lắp đặt hệ thống uy tín
VHB Việt Nam là đơn vị chuyên cung cấp, thi công và lắp đặt hệ thống lấy số thứ tự đa quầy cho:
-
UBND các xã, phường trên toàn quốc.
-
Các cơ quan hành chính, trung tâm hành chính công.
-
Bệnh viện, phòng khám đa khoa.
-
Ngân hàng, bưu điện, doanh nghiệp dịch vụ.
Ưu thế của VHB Việt Nam
-
Kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tự động hóa.
-
Giải pháp trọn gói: khảo sát – thiết kế – lắp đặt – bảo hành.
-
Thiết bị chất lượng cao, phần mềm thân thiện, dễ sử dụng.
-
Dịch vụ bảo trì nhanh chóng, hỗ trợ 24/7.
Trong bối cảnh nhu cầu dịch vụ công và dịch vụ xã hội ngày càng tăng cao, hệ thống lấy số thứ tự đa quầy trở thành giải pháp tối ưu để quản lý khách hàng. Đây không chỉ là công cụ hỗ trợ giao dịch mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm, khẳng định hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị.
👉 Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp lấy số thứ tự chuyên nghiệp, hãy liên hệ với VHB Việt Nam để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá phù hợp nhất.
Đánh giá HỆ THỐNG LẤY SỐ THỨ TỰ ĐA QUẦY
Chưa có đánh giá nào.