Trong thời đại chuyển đổi số, việc lắp đặt máy lấy số tự động tại xã đang trở thành xu hướng tất yếu. Giải pháp này giúp cải thiện trải nghiệm của người dân khi đến làm thủ tục hành chính, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý, giảm tải áp lực cho cán bộ tiếp dân.
Nếu trước đây, việc xếp hàng thủ công thường xuyên dẫn đến tình trạng chen lấn, mất thời gian, dễ xảy ra sai sót trong phục vụ thì nay, hệ thống máy lấy số tự động đã mang lại quy trình làm việc khoa học – minh bạch – chuyên nghiệp.
1. Thực trạng trước khi lắp đặt máy lấy số tự động tại xã
Tại nhiều xã, phường, người dân thường gặp phải:
-
⏳ Phải chờ đợi lâu mới đến lượt làm thủ tục.
-
❌ Xếp hàng lộn xộn, thứ tự phục vụ dễ bị xáo trộn.
-
😟 Bức xúc, khiếu nại do không rõ ràng trong quy trình tiếp nhận hồ sơ.
-
📑 Cán bộ khó quản lý số lượng người dân và tình trạng hồ sơ.
Điều này cho thấy sự cần thiết phải áp dụng công nghệ máy lấy số thứ tự tự động trong công tác hành chính công tại các xã/phường.
2. Giải pháp: Lắp đặt máy lấy số tự động tại xã
2.1. Cấu hình hệ thống máy lấy số tự động
Một hệ thống hoàn chỉnh thường bao gồm:
-
Kiosk lấy số cảm ứng: Người dân chọn dịch vụ cần giải quyết, hệ thống in phiếu số thứ tự.
-
Màn hình hiển thị trung tâm: Thông báo số đang được phục vụ, hiển thị danh sách dịch vụ.
-
Loa gọi số tự động: Giúp người dân dễ dàng theo dõi mà không phải đứng chờ cố định.
-
Bảng LED tại quầy: Hiển thị số đang phục vụ, tạo sự minh bạch.
-
Phần mềm quản lý xếp hàng: Điều khiển toàn bộ hệ thống, xuất báo cáo thống kê, hỗ trợ cán bộ theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ.
2.2. Cách thức hoạt động
-
Người dân đến xã và lấy số thứ tự tại kiosk.
-
Hệ thống tự động ghi nhận số và điều hướng dịch vụ.
-
Khi đến lượt, loa gọi số và màn hình hiển thị sẽ thông báo.
-
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ đúng số thứ tự, đảm bảo công bằng và minh bạch.
3. Lợi ích của việc lắp đặt máy lấy số tự động tại xã
-
✅ Tiết kiệm thời gian cho người dân, giảm bớt cảnh chờ đợi.
-
✅ Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của chính quyền xã.
-
✅ Quản lý minh bạch, tránh khiếu nại và nhầm lẫn trong phục vụ.
-
✅ Hỗ trợ báo cáo, thống kê: Số lượt giao dịch, thời gian phục vụ, khối lượng công việc.
-
✅ Giảm áp lực cho cán bộ: Quy trình được tự động hóa, tập trung vào xử lý hồ sơ thay vì sắp xếp thứ tự.
4. So sánh: Truyền thống vs. Máy lấy số tự động
| Tiêu chí | Xếp hàng thủ công | Máy lấy số tự động |
|---|---|---|
| Quản lý thứ tự | Dễ nhầm lẫn, lộn xộn | Chính xác, tự động hóa |
| Thời gian chờ | Lâu, khó kiểm soát | Được tối ưu |
| Minh bạch | Thường xảy ra khiếu nại | Rõ ràng, công bằng |
| Hình ảnh xã/phường | Thiếu chuyên nghiệp | Hiện đại, văn minh |
| Báo cáo thống kê | Ghi chép thủ công | Phần mềm xuất báo cáo |
5. Ứng dụng tại xã, phường
-
🏢 Bộ phận một cửa xã/phường: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính.
-
👨👩👧 Khu vực tiếp dân: Quản lý thứ tự công dân đến làm việc.
-
🏦 Các dịch vụ công khác: Thuế, bảo hiểm, cấp giấy tờ…
Máy lấy số tự động không chỉ phục vụ cho xã mà còn phù hợp với: huyện, phòng ban hành chính công, bệnh viện, ngân hàng, kho bạc, bưu điện.
6. Vì sao nên chọn VHB Việt Nam lắp đặt máy lấy số tự động?
-
🔧 Đơn vị trực tiếp sản xuất và thi công, không qua trung gian.
-
💻 Phần mềm quản lý xếp hàng VHB phát triển riêng, dễ sử dụng, giao diện thân thiện.
-
📊 Tích hợp báo cáo, thống kê, hỗ trợ quản lý hiệu quả.
-
🎯 Đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, hỗ trợ khảo sát – lắp đặt – bảo hành tận nơi.
-
🌐 Ứng dụng thực tế rộng rãi tại nhiều xã, phường, cơ quan hành chính công trên toàn quốc.
Việc lắp đặt máy lấy số tự động tại xã không chỉ giúp nâng cao hiệu quả phục vụ người dân mà còn thể hiện tinh thần chuyển đổi số trong quản lý hành chính công. Đây là giải pháp bền vững, mang lại lợi ích lâu dài cho cả cán bộ và người dân.
